ChatGPT im Verwaltungsalltag

Was erwartet Sie in diesem Seminar?

Aufbaukurs – ChatGPT im Verwaltungsalltag

Sie lernen:

• Wie Sie ChatGPT strukturiert und professionell einsetzen
• Warum die Qualität Ihres Prompts über die Qualität der Antwort entscheidet
• Wie Sie datenschutzkonform mit KI-Systemen arbeiten
• Wie Sie typische Verwaltungsaufgaben effizient unterstützen lassen
• Wie Sie Bescheide, Protokolle und Schreiben optimieren
• Wie Sie ChatGPT mit Microsoft-Programmen kombinieren
• Wie Sie Risiken erkennen und Verantwortung behalten
• Wie Sie morgen konkret starten können

Sie gewinnen:

• Sicherheit im Umgang mit KI
• Klarheit über rechtliche Grenzen
• Zeitersparnis bei Routineaufgaben
• Strukturierte Workflows
• Argumentationsstärke im Kollegium

Nach diesem Webinar können Sie:

• ChatGPT reflektiert und verantwortungsvoll einsetzen
• Verwaltungsprozesse analysieren und optimieren
• KI als Assistenzwerkzeug professionell nutzen
• Chancen und Risiken fundiert bewerten

Übersicht

  1. Ausschreibung
  2. Medien
  3. Gliederung

Ausschreibung

Titel
Aufbaukurs – ChatGPT im Verwaltungsalltag

Untertitel
Praktische Anwendungsbeispiele für den professionellen Einsatz künstlicher Intelligenz in der Verwaltung

Einleitung
Künstliche Intelligenz verändert die Verwaltungsarbeit – dieses Webinar zeigt Ihnen konkret und praxisnah, wie Sie ChatGPT sicher, effizient und datenschutzkonform in Ihrem Arbeitsalltag einsetzen können.

Inhalte

  • Die Qualität des Prompts bestimmt die Qualität der Antwort
  • Datenschutz und Datensicherheit im Verwaltungskontext
  • Benutzerdefinierte Anweisungen und strukturierte Workflows
  • Zusammenspiel mit Microsoft-Programmen
  • Praxisübungen, FAQs, Tipps und konkrete Anwendungsbeispiele

Zielgruppe
Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter, die ChatGPT bereits kennen und dessen Einsatz professionalisieren möchten.

Lernziel
Die Teilnehmenden vertiefen ihre Kompetenzen im Umgang mit ChatGPT und lernen, das System strukturiert, datenschutzbewusst und effizient im Verwaltungsalltag einzusetzen.

Vorkenntnisse
Grundkenntnisse in ChatGPT oder Teilnahme an einem Einsteigerkurs.

Medien

  1. Präsentation: Gamma, ppt, Webinar
  2. Handout: PDF
  3. Vortrag: mp3
  4. Erklärvideo: mp4
  5. Praxis: pdf

Gliederung

Aufbaukurs – ChatGPT im Verwaltungsalltag

1. Einführung: KI im Verwaltungsumfeld – Standortbestimmung

1.1 Vom Hype zur strategischen Nutzung

1.2 Rolle von ChatGPT in der modernen Verwaltung

1.3 Chancen, Grenzen und Verantwortung

2. Prompt Engineering im Verwaltungsalltag

2.1 Warum die Qualität des Prompts die Qualität der Antwort bestimmt

2.2 Strukturierte Prompt-Modelle für Behörden

2.3 Iteratives Arbeiten mit ChatGPT

2.4 Typische Fehlerquellen und wie man sie vermeidet

2.5 Benutzerdefinierte Anweisungen professionell einsetzen

Praxisblock:
Erstellung und Optimierung eines Verwaltungsprompts

3. Datenschutz und Datensicherheit im KI-Einsatz

3.1 Sensible Daten im Verwaltungsumfeld

3.2 DSGVO-relevante Aspekte beim Arbeiten mit KI

3.3 Was darf ich eingeben – was nicht?

3.4 Interne Richtlinien entwickeln

3.5 Verantwortungsbewusste Nutzung im Behördenkontext

Diskussionsblock:
Risikobewertung typischer Anwendungsfälle

4. Konkrete Anwendungsbeispiele im Verwaltungsalltag

4.1 Schreiben von Bescheiden und Informationsschreiben

4.2 Protokolle, Aktennotizen und Zusammenfassungen

4.3 Bürgerkommunikation strukturieren

4.4 Erstellung von Checklisten und Formularhilfen

4.5 Vorbereitung von Präsentationen und Berichten

Praxisblock:
Live-Demonstration + Teilnehmeraufgabe

5. Effizientes Arbeiten mit ChatGPT

5.1 Inhalte archivieren und exportieren

5.2 Inhalte teilen – kollaboratives Arbeiten

5.3 Zusammenspiel mit Microsoft-Programmen

  • Word
  • Outlook
  • Excel
  • PowerPoint

5.4 Workflows entwickeln

5.5 Automatisierungspotenziale erkennen

6. FAQs, Tipps und strategische Einordnung

6.1 Häufige Fragen aus der Verwaltung

6.2 Mythen und Missverständnisse

6.3 Typische Widerstände im Kollegium

6.4 Wie beginne ich morgen konkret?

6.5 Ausblick: KI-Integration in der öffentlichen Verwaltung

Diese Struktur ermöglicht:

  • 20 % Theorie
  • 50 % Praxis
  • 20 % Diskussion
  • 10 % strategische Einordnung

Übungen

Praxisübung 1

Professioneller Ablehnungsbescheid mit KI-Unterstützung erstellen

Aufgabe

Ein Antrag auf Sondernutzung öffentlicher Flächen wurde eingereicht.
Der Antrag ist abzulehnen, da die beantragte Nutzung gegen die kommunale Satzung verstößt.

Erstellen Sie mit ChatGPT einen strukturierten, sachlich-formellen Ablehnungsentwurf.

Musterlösung – Schritt für Schritt

Schritt 1: Fall anonymisieren

Nicht:
„Herr Meier aus der Hauptstraße 12 …“

Sondern:
„Ein Antragsteller hat eine Sondernutzung öffentlicher Flächen beantragt.“

Schritt 2: Prompt strukturieren (5-Komponenten-Methode)

Rolle:
„Sie sind ein erfahrener Verwaltungsjurist.“

Kontext:
„Es geht um einen Antrag auf Sondernutzung öffentlicher Flächen, der gegen die kommunale Sondernutzungssatzung verstößt.“

Aufgabe:
„Erstellen Sie einen Ablehnungsbescheid.“

Format:
„Gliedern Sie in Sachverhalt, rechtliche Begründung, Entscheidung und Rechtsbehelfsbelehrung.“

Einschränkung:
„Verwenden Sie sachlich-neutrale Verwaltungssprache.“

Schritt 3: Entwurf generieren

ChatGPT liefert einen strukturierten Entwurf.

Schritt 4: Fachliche Prüfung

  • Stimmen die Paragraphen?
  • Ist die Begründung korrekt?
  • Ist die Rechtsbehelfsbelehrung vollständig?

Schritt 5: Finalisierung und Dokumentation

  • Prompt dokumentieren
  • Finaltext im DMS speichern
  • Kennzeichnung als KI-unterstützter Entwurf

Didaktischer Mehrwert:
Teilnehmende erleben, dass KI kein Risiko, sondern eine Strukturhilfe ist.

Praxisübung 2

Bürgerkommunikation verständlich formulieren

Aufgabe

Ein komplexer Verwaltungsbescheid soll für einen juristischen Laien verständlich erklärt werden.

Musterlösung – Schritt für Schritt

Schritt 1: Ausgangstext anonymisieren

Schritt 2: Prompt formulieren

„Erklären Sie folgenden Verwaltungssachverhalt so, dass ihn eine Person ohne juristische Vorkenntnisse versteht. Verwenden Sie klare, einfache Sprache.“

Schritt 3: Vergleichsanalyse

Ergebnis analysieren:

  • Ist die Sprache klar?
  • Wurden Fachbegriffe erläutert?
  • Ist die Aussage juristisch korrekt geblieben?

Schritt 4: Feinjustierung

„Formulieren Sie die Erklärung noch etwas kürzer und strukturieren Sie sie in drei Absätze.“

Didaktischer Mehrwert:
Teilnehmende erkennen, dass KI zur Konfliktvermeidung beitragen kann.

Praxisübung 3

Protokoll aus Rohnotizen erstellen

Aufgabe

Aus unsortierten Stichpunkten soll ein strukturiertes Besprechungsprotokoll entstehen.

Musterlösung – Schritt für Schritt

Schritt 1: Rohnotizen eingeben (ohne personenbezogene Details)

Schritt 2: Prompt formulieren

„Erstellen Sie aus folgenden Stichpunkten ein strukturiertes Besprechungsprotokoll mit den Abschnitten: Teilnehmer, Themen, Beschlüsse, offene Punkte.“

Schritt 3: Struktur prüfen

  • Sind alle Punkte enthalten?
  • Wurde logisch gegliedert?
  • Sind Entscheidungen klar erkennbar?

Schritt 4: Ergänzungsiteration

„Fassen Sie die Beschlüsse präziser zusammen und kennzeichnen Sie offene Punkte deutlicher.“

Didaktischer Mehrwert:
Zeitersparnis bei Routine-Dokumentation.

Praxisübung 4

Checkliste für einen Verwaltungsprozess entwickeln

Aufgabe

Erstellen Sie eine strukturierte Checkliste für die Bearbeitung eines Wohngeldantrags.

Musterlösung – Schritt für Schritt

Schritt 1: Prompt

„Erstellen Sie eine strukturierte Checkliste für die Bearbeitung eines Wohngeldantrags in einer kommunalen Verwaltung. Gliedern Sie in Antragseingang, Prüfung der Unterlagen, Berechnung, Bescheiderstellung, Archivierung.“

Schritt 2: Plausibilitätsprüfung

  • Fehlen wichtige Prüfschritte?
  • Sind Rechtsgrundlagen korrekt?

Schritt 3: Optimierung

„Ergänzen Sie typische Fehlerquellen bei der Bearbeitung.“

Didaktischer Mehrwert:
KI als Organisationsinstrument.

Praxisübung 5

Effizienzpotenzial berechnen

Aufgabe

Analysieren Sie einen wiederkehrenden Standardprozess und berechnen Sie das mögliche Zeitersparnispotenzial durch KI-Unterstützung.

Musterlösung – Schritt für Schritt

Schritt 1: Prozess definieren

Beispiel: 50 Standardantworten pro Monat.

Schritt 2: Zeitmessung

Ohne KI: 15 Minuten pro Fall
Mit KI: 7 Minuten pro Fall

Ersparnis: 8 Minuten × 50 = 400 Minuten = 6,67 Stunden pro Monat

Schritt 3: Jahresprojektion

6,67 Stunden × 12 Monate = 80 Stunden pro Jahr

Das entspricht etwa zwei Arbeitswochen.

Schritt 4: Reflexion

  • Welche qualitativen Effekte entstehen zusätzlich?
  • Steigt die Textqualität?
  • Sinkt Fehlerquote?

Didaktischer Mehrwert:
KI wird messbar.

Und was messbar ist, wird ernst genommen.

Musterlösungen

Musterlösungen & Moderationshinweise

Übung 1 – Ablehnungsbescheid professionell erstellen

Didaktisches Ziel

  • Anwendung der 5-Komponenten-Prompt-Methode
  • Sensibilisierung für Datenschutz
  • Verständnis für KI als Entwurfswerkzeug

Ideale Teilnehmerlösung (Beispielstruktur)

Prompt-Struktur:

Rolle:
„Sie sind ein erfahrener Verwaltungsjurist.“

Kontext:
„Ein Antrag auf Sondernutzung öffentlicher Flächen verstößt gegen die kommunale Satzung.“

Aufgabe:
„Erstellen Sie einen Ablehnungsbescheid.“

Format:
„Gliedern Sie in Sachverhalt, rechtliche Begründung, Entscheidung und Rechtsbehelfsbelehrung.“

Einschränkung:
„Sachlich-neutral, formell.“

Worauf Sie achten sollten

  • Werden personenbezogene Daten vermieden?
  • Ist die Struktur vollständig?
  • Wird die Verantwortung beim Menschen belassen?
  • Werden Paragraphen ungeprüft übernommen?

Typische Fehler

  • Zu allgemeine Prompts
  • Keine Formatvorgabe
  • Rechtsgrundlagen ungeprüft übernommen
  • KI-Text unkritisch akzeptiert

Moderationstipp

Lassen Sie zwei Gruppen unterschiedliche Prompts formulieren und vergleichen Sie die Ergebnisse live.
Unterschiedliche Qualität erzeugt sofort Aha-Effekte.

Übung 2 – Bürgerfreundliche Sprache

Didaktisches Ziel

  • Sprachsensibilität entwickeln
  • Bürgerkommunikation verbessern
  • Konfliktpotenzial reduzieren

Ideale Teilnehmerlösung

Prompt:

„Erklären Sie folgenden Verwaltungssachverhalt in klarer, einfacher Sprache für einen juristischen Laien. Vermeiden Sie Fachbegriffe oder erläutern Sie diese.“

Beobachtungspunkte

  • Wird der Inhalt vereinfacht, ohne juristische Präzision zu verlieren?
  • Werden Fachbegriffe korrekt erklärt?
  • Bleibt die Entscheidung nachvollziehbar?

Moderationstipp

Vergleichen Sie drei Versionen:

  1. Originaltext
  2. KI-vereinfachter Text
  3. Manuell überarbeitete Endfassung

Diskutieren Sie: Wo liegt die Qualitätssteigerung?

Übung 3 – Protokollerstellung

Didaktisches Ziel

  • Strukturierungskompetenz
  • Iteratives Arbeiten demonstrieren

Ideale Teilnehmerlösung

Prompt:

„Erstellen Sie aus folgenden Stichpunkten ein strukturiertes Besprechungsprotokoll mit den Abschnitten: Teilnehmer, Themen, Beschlüsse, offene Punkte.“

Typische Fehler

  • Keine klare Gliederung
  • Beschlüsse nicht eindeutig formuliert
  • Offene Punkte fehlen

Moderationstipp

Zeigen Sie, wie eine zweite Iteration das Protokoll präzisiert:

„Formulieren Sie Beschlüsse verbindlicher und nummerieren Sie offene Punkte.“

Übung 4 – Checklistenentwicklung

Didaktisches Ziel

  • Prozessdenken fördern
  • KI als Organisationshilfe nutzen

Ideale Teilnehmerlösung

Strukturierte Checkliste mit klarer Phasengliederung.

Kritische Reflexionsfrage

Fehlen lokale Besonderheiten?
Sind alle Prüfschritte rechtlich abgesichert?

Moderationstipp

Lassen Sie die Teilnehmenden die KI-Checkliste mit der realen Verwaltungspraxis vergleichen.

Hier entsteht der größte Lerngewinn.

Übung 5 – Effizienzrechnung

Didaktisches Ziel

  • Wirtschaftlichkeit argumentativ unterfüttern
  • KI messbar machen

Ideale Teilnehmerrechnung

Zeitersparnis pro Fall × Fallzahl = Monatsersparnis
Monatsersparnis × 12 = Jahrespotenzial

Erweiterung für Führungskräfte

Diskutieren Sie:

  • Wird Zeit eingespart oder umverteilt?
  • Entsteht Qualitätsgewinn?
  • Wie verändert sich Arbeitsbelastung?

Strategischer Hinweis für Sie als Dozent

Die Übungen erfüllen drei Funktionen:

  1. Kompetenzaufbau
  2. Sicherheitsgewinn
  3. Akzeptanzförderung

Vermeiden Sie Perfektionsdruck.

Ziel ist nicht fehlerfreie KI-Nutzung –
sondern reflektierte Nutzung.

FAQs

1. Darf ich ChatGPT dienstlich überhaupt nutzen?

Das hängt von den internen Regelungen Ihrer Organisation ab. Grundsätzlich ist die Nutzung möglich, sofern keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten eingegeben werden und interne Datenschutzrichtlinien beachtet werden.

2. Ist die Nutzung datenschutzkonform?

Die Nutzung kann datenschutzkonform sein, wenn:

  • keine personenbezogenen Daten eingegeben werden
  • Inhalte anonymisiert werden
  • interne Vorgaben eingehalten werden

Die Verantwortung liegt immer bei der nutzenden Person.

3. Werden meine Eingaben gespeichert?

Je nach Plattform und Einstellungen können Eingaben verarbeitet und gespeichert werden. Deshalb gilt: Keine sensiblen oder identifizierbaren Daten eingeben.

4. Kann ich mich auf die Antworten von ChatGPT verlassen?

Nein – nicht ungeprüft.

ChatGPT generiert wahrscheinliche Antworten, besitzt jedoch kein juristisches Urteilsvermögen. Jede Ausgabe muss fachlich geprüft werden.

5. Wer haftet bei Fehlern?

Die Verantwortung liegt immer bei der handelnden Person bzw. der Behörde. KI ist ein Assistenzsystem, kein Entscheidungsträger.

6. Ersetzt KI künftig Verwaltungsmitarbeitende?

Nein.

KI automatisiert Routineaufgaben, ersetzt jedoch keine Entscheidungsverantwortung, juristische Bewertung oder Bürgerkommunikation im eigentlichen Sinne.

7. Darf ich vollständige Bescheide eingeben?

Nur anonymisiert und ohne personenbezogene Daten. Vollständige Originalbescheide mit echten Daten sollten nicht eingegeben werden.

8. Wie erkenne ich fehlerhafte oder „halluzinierte“ Inhalte?

  • Quellen prüfen
  • Rechtsgrundlagen kontrollieren
  • Plausibilität hinterfragen
  • Fachwissen anwenden

KI kann überzeugend formulieren – auch wenn Inhalte falsch sind.

9. Kann ChatGPT aktuelle Gesetzesänderungen berücksichtigen?

Nicht zuverlässig. ChatGPT besitzt keine Echtzeit-Rechtsprüfung. Aktuelle Gesetzeslagen müssen immer separat überprüft werden.

10. Wie beginne ich konkret mit der Nutzung?

Starten Sie mit einer einfachen, unkritischen Textaufgabe.
Formulieren Sie einen strukturierten Prompt und prüfen Sie das Ergebnis sorgfältig.

11. Kann ich ChatGPT für interne Protokolle nutzen?

Ja, sofern keine sensiblen personenbezogenen Daten enthalten sind. Besonders geeignet sind anonymisierte Stichpunkte zur Strukturierung.

12. Wie kann ich die Qualität meiner Prompts verbessern?

  • Rolle definieren
  • Kontext beschreiben
  • Aufgabe präzisieren
  • Format vorgeben
  • Einschränkungen benennen

Struktur erzeugt Qualität.

13. Ist KI nur ein vorübergehender Trend?

Nein.

Generative KI verändert langfristig die Wissensarbeit. Die Frage ist nicht, ob sie bleibt – sondern wie professionell sie integriert wird.

14. Wie überzeuge ich skeptische Kolleginnen und Kollegen?

Nicht durch Argumente – sondern durch Demonstration konkreter Effizienzgewinne. Praxis überzeugt mehr als Theorie.

15. Sollte unsere Verwaltung eine eigene KI-Richtlinie entwickeln?

Ja.

Klare Regeln schaffen Sicherheit, Transparenz und Akzeptanz. Eine definierte Leitlinie ist professioneller als ein generelles Verbot.

10 Regeln

10 Regeln für den professionellen KI-Einsatz in der Verwaltung

Ideal als eigene PowerPoint-Folie, Handout-Seite oder Abschlussfolie mit Signalwirkung.

1. KI ist ein Assistenzsystem – keine Entscheidungsinstanz.

Verwaltungsentscheidungen trifft immer der Mensch.
KI unterstützt, strukturiert, formuliert – sie entscheidet nicht.

2. Keine personenbezogenen Daten eingeben.

Anonymisieren Sie konsequent.
Datenschutz ist kein Hindernis, sondern Qualitätsmaßstab.

3. Jeder KI-Text wird fachlich geprüft.

Keine Ausgabe darf ungeprüft übernommen werden – insbesondere bei rechtlich relevanten Inhalten.

4. Präzise Prompts erzeugen präzise Ergebnisse.

Definieren Sie Rolle, Kontext, Aufgabe, Format und Einschränkungen.
Struktur ersetzt Zufall.

5. KI ersetzt kein Fachwissen.

Sie beschleunigt Denkprozesse, ersetzt aber keine juristische oder fachliche Expertise.

6. Dokumentieren Sie den KI-Einsatz transparent.

Speichern Sie finale Ergebnisse strukturiert und halten Sie Prozesse nachvollziehbar.

7. Nutzen Sie KI zunächst bei Routineaufgaben.

Beginnen Sie mit unkritischen Standardtexten.
Erfolgserlebnisse schaffen Akzeptanz.

8. Entwickeln Sie interne Leitlinien.

Klare Regeln schaffen Sicherheit und vermeiden Unsicherheiten im Kollegium.

9. Bleiben Sie kritisch gegenüber Ergebnissen.

KI kann überzeugend formulieren – auch wenn Inhalte falsch sind.
Plausibilitätsprüfung ist Pflicht.

10. KI ist eine Kompetenz, kein Tool.

Der Mehrwert entsteht nicht durch Technologie allein,
sondern durch reflektierte, strukturierte Anwendung.

Interview

„KI in der Verwaltung – Revolution oder Werkzeug?“

Journalist:
Herr Braun, Sie sprechen in Ihren Seminaren von einem Paradigmenwechsel. Ist das nicht etwas übertrieben? Verwaltung bleibt doch Verwaltung.

Dozent (Thomas Braun):
Verwaltung bleibt Verwaltung – aber Wissensarbeit verändert sich. Wir erleben gerade, dass Sprache selbst zu einer Schnittstelle wird. Früher mussten wir Software bedienen. Heute kommunizieren wir mit Systemen. Das ist kein kosmetischer Fortschritt, sondern ein struktureller Wandel.

Journalist:
Aber ist ChatGPT nicht einfach nur ein Textgenerator?

Dozent:
Wenn man es schlecht nutzt – ja.
Wenn man es professionell nutzt – nein.

ChatGPT ist ein Strukturierungswerkzeug. Es hilft, Gedanken zu ordnen, Texte zu formulieren, Informationen zu verdichten. Es ersetzt keine Entscheidung. Es ersetzt kein Fachwissen. Aber es beschleunigt kognitive Prozesse erheblich.

Journalist:
Viele Verwaltungsmitarbeitende haben Sorge vor Datenschutzproblemen. Zu Recht?

Dozent:
Sorge ist gut. Panik ist unnötig.

Datenschutz ist kein Hindernis für KI-Nutzung – sondern eine Rahmenbedingung. Wer anonymisiert arbeitet und klare Regeln beachtet, kann KI verantwortungsvoll einsetzen. Das Problem ist nicht die Technologie. Das Problem ist unreflektierte Nutzung.

Journalist:
Kann man sich auf die Antworten von ChatGPT verlassen?

Dozent:
Man kann sich auf die Struktur verlassen – nicht blind auf den Inhalt.

ChatGPT erzeugt plausible Texte. Aber Plausibilität ist nicht gleich Richtigkeit. Deshalb bleibt die fachliche Prüfung unerlässlich. In der Verwaltung darf nichts ungeprüft übernommen werden.

Journalist:
Ersetzt KI in Zukunft Verwaltungsstellen?

Dozent:
Nein. Aber sie verändert Aufgabenprofile.

Routineaufgaben werden effizienter. Textproduktion wird schneller. Aber Entscheidungsverantwortung, juristische Bewertung und Bürgernähe bleiben menschliche Kompetenzen.

KI ist kein Ersatz für Verwaltung – sie ist ein Verstärker.

Journalist:
Wo sehen Sie den größten praktischen Nutzen?

Dozent:
Bei standardisierten Texten, Protokollen, Zusammenfassungen und Strukturierungsaufgaben.

Wenn eine Verwaltung 50 Standardantworten pro Monat schreibt, kann KI Stunden einsparen. Diese Zeit kann in Qualität, Beratung oder komplexe Fälle investiert werden.

Journalist:
Und wo liegen die größten Risiken?

Dozent:
Drei Punkte:

Erstens: Unkritische Übernahme von Inhalten.
Zweitens: Eingabe sensibler Daten.
Drittens: Überschätzung der Systemkompetenz.

KI klingt oft sehr überzeugend. Und genau das macht sie gefährlich, wenn man nicht prüft.

Journalist:
Sie wirken sehr überzeugt. Sind Sie persönlich ein KI-Enthusiast?

Dozent:
Ich bin kein Technik-Euphoriker. Ich bin Effizienz-Fan.

Wenn ein Werkzeug mir hilft, strukturierter zu denken, klarer zu formulieren und schneller zu arbeiten, dann nutze ich es. Aber ich verliere nie die Kontrolle über das Ergebnis.

Journalist:
Wie sollte eine Behörde konkret beginnen?

Dozent:
Klein. Unkritisch. Kontrolliert.

Eine einfache Textaufgabe.
Ein sauber formulierter Prompt.
Eine gründliche Prüfung.
Eine Dokumentation.

Und dann schrittweise Integration.

Große Strategien scheitern oft. Kleine Erfolgserlebnisse setzen sich durch.

Journalist:
Wenn Sie den KI-Einsatz in einem Satz zusammenfassen müssten?

Dozent:
KI darf unterstützen – Verantwortung bleibt beim Menschen.

Journalist:
Letzte Frage: Ist KI in der Verwaltung Zukunftsmusik oder Gegenwart?

Dozent:
Gegenwart. Aber Professionalität entscheidet, ob sie zum Fortschritt oder zum Risiko wird.

Schritt-für-Schritt

Schritt-für-Schritt-Praxisanweisung

ChatGPT im Verwaltungsalltag sicher und wirksam nutzen

Ziel

Sie erstellen mit ChatGPT einen professionellen Textentwurf (z. B. Informationsschreiben / Antwort an Bürgerin oder Bürger / interner Vermerk), datenschutzkonform, prüfbar und in Microsoft Word weiterverarbeitbar.

1. Vorbereitung: Die goldene Regel vor dem Start

  1. Öffnen Sie ein leeres Dokument (oder Notizzettel).
  2. Notieren Sie in einem Satz:
    „Was soll am Ende herauskommen?“
    Beispiel: „Eine bürgerfreundliche Antwort auf eine Nachfrage zum Bearbeitungsstand.“
  3. Prüfen Sie: Enthält Ihr Fall personenbezogene Daten?
    • Wenn ja: Anonymisieren (Namen, Adressen, Aktenzeichen, konkrete Identifikatoren entfernen).
    • Wenn nein: weiter.

Merksatz: Keine identifizierbaren Daten in den Chat.

2. Der Profi-Start: Prompt-Struktur (5-Bausteine)

Nutzen Sie immer diese fünf Bausteine – in genau dieser Reihenfolge:

  1. Rolle (Wer soll ChatGPT sein?)
  2. Kontext (Worum geht es in der Sache?)
  3. Aufgabe (Was soll erstellt werden?)
  4. Format (Wie soll das Ergebnis aussehen?)
  5. Einschränkungen (Ton, Länge, Stil, juristische Vorsicht)

3. Copy-&-Use: Ein fertiger Standard-Prompt für die Verwaltung

Kopieren Sie diesen Prompt und ersetzen Sie nur die eckigen Klammern:

Prompt-Vorlage

„Sie sind eine erfahrene Verwaltungsfachkraft mit sehr guter schriftlicher Ausdrucksfähigkeit.
Kontext: [Beschreiben Sie den Vorgang anonymisiert in 3–5 Stichpunkten].
Aufgabe: Erstellen Sie einen Entwurf für [Antwort / Informationsschreiben / Vermerk / Protokoll].
Format: Verwenden Sie die Struktur: 1) Kurzüberblick, 2) Sachverhalt, 3) Nächste Schritte / Entscheidung, 4) Hinweise / Fristen, 5) freundlicher Abschluss.
Einschränkungen: Sachlich-neutral, bürgerfreundlich, keine Rechtsberatung, keine erfundenen Paragraphen; markieren Sie Unsicherheiten mit „Hinweis: prüfen“.“

4. Schritt-für-Schritt Durchführung im Webinar

Schritt 1: ChatGPT öffnen

  1. Öffnen Sie ChatGPT.
  2. Starten Sie einen neuen Chat.

Schritt 2: Prompt einfügen

  1. Fügen Sie die Prompt-Vorlage ein.
  2. Ergänzen Sie Ihren anonymisierten Kontext.

Schritt 3: Erste Ausgabe prüfen

Lesen Sie die Antwort und prüfen Sie drei Punkte:

  1. Fakten: stimmt der Sachverhalt?
  2. Ton: passt die Sprache zur Verwaltung?
  3. Risiko: wurden Dinge behauptet, die nicht gesichert sind?

Wenn etwas nicht passt: nicht ärgern – iterieren.

5. Iteration: So verbessern Sie die Ausgabe in 30 Sekunden

Nutzen Sie diese Nachsteuerungs-Sätze (Copy-&-Use):

A) Kürzen

„Kürzen Sie den Text auf maximal 1.000 Zeichen und behalten Sie die Struktur bei.“

B) Formeller

„Formulieren Sie formeller und verwaltungsüblicher.“

C) Bürgerfreundlicher

„Formulieren Sie bürgerfreundlicher und erklären Sie Fachbegriffe in Klammern.“

D) Mehr Struktur

„Fügen Sie Überschriften hinzu und machen Sie die nächsten Schritte als Liste.“

E) Risikokontrolle

„Markieren Sie alle Stellen, die fachlich oder rechtlich geprüft werden müssen, mit ‚PRÜFEN: …‘.“

6. Qualitätssicherung: Die 4-Punkte-Checkliste

Bevor Sie den Text verwenden:

  1. Stimmt der Inhalt (fachlich)?
  2. Stimmt der Ton (neutral, respektvoll)?
  3. Sind keine sensiblen Daten enthalten?
  4. Sind Rechtsgrundlagen geprüft (falls genannt)?

Nur wenn alle vier Punkte „Ja“ sind, geht es weiter.

7. Export: In Word übernehmen und finalisieren

  1. Kopieren Sie den Text aus ChatGPT.
  2. Fügen Sie ihn in Word ein.
  3. Führen Sie eine kurze Endredaktion durch:
    • Floskeln reduzieren
    • Fristen und Zuständigkeiten korrekt ergänzen
    • ggf. Standardbausteine der Behörde einsetzen
  4. Speichern Sie den Entwurf im üblichen Ablagesystem.

Optional für Dokumentation: Speichern Sie zusätzlich den verwendeten Prompt intern (ohne sensible Daten).

8. Praxisbeispiel für die Teilnehmenden

Mini-Fall (anonymisiert)

  • Bürger fragt nach Bearbeitungsstand eines Antrags
  • Unterlagen sind unvollständig
  • Es fehlt [Dokument X]
  • Frist zur Nachreichung: 14 Tage
  • Ton: freundlich, klar, serviceorientiert

Teilnehmer-Prompt (fertig)
„Sie sind eine erfahrene Verwaltungsfachkraft mit sehr guter schriftlicher Ausdrucksfähigkeit.
Kontext: Ein Bürger fragt nach dem Bearbeitungsstand eines Antrags. Bei der Prüfung wurde festgestellt, dass Unterlagen unvollständig sind; es fehlt [Dokument X]. Die Bearbeitung kann erst nach Eingang der Unterlagen fortgesetzt werden. Frist zur Nachreichung: 14 Tage.
Aufgabe: Erstellen Sie eine bürgerfreundliche Antwort.
Format: 1) Kurzüberblick, 2) Sachverhalt, 3) Nächste Schritte, 4) Frist/Hinweise, 5) freundlicher Abschluss.
Einschränkungen: Sachlich-neutral, bürgerfreundlich, keine Rechtsberatung, keine erfundenen Paragraphen; markieren Sie Unsicherheiten mit ‚Hinweis: prüfen‘.“

Sehr gut, Herr Braun.

Hier erhalten Sie eine strukturierte Übersicht typischer Fehler beim Einsatz von ChatGPT im Verwaltungsalltag – inklusive didaktischer Einordnung und Interventionshinweisen für Sie als Dozent.

Diese Liste eignet sich hervorragend als Diskussionsfolie oder als „Fehleranalyse“-Arbeitsblatt im Webinar.

Typische Fehler beim KI-Einsatz in der Verwaltung

Und wie Sie diese im Seminar gezielt aufgreifen

Fehler 1: Personenbezogene Daten ungeprüft eingeben

Beispiel:
„Herr Meier aus der Lindenstraße 12 hat seinen Bauantrag unvollständig eingereicht …“

Problem

Datenschutzverstoß. Sensible Informationen werden extern verarbeitet.

Dozentenhinweis

Lassen Sie die Teilnehmenden denselben Fall anonymisieren und erneut formulieren.

Lernziel:
Sensibilisierung für Datenminimierung.

Fehler 2: Zu allgemeine Prompts formulieren

Beispiel:
„Schreiben Sie eine Antwort.“

Problem

Unstrukturierte, wenig brauchbare Ergebnisse.

Intervention

Vergleich zweier Prompts:

  1. Vage
  2. Mit Rolle, Kontext, Format, Einschränkung

Lernziel:
Struktur erzeugt Qualität.

Fehler 3: KI-Ergebnisse ungeprüft übernehmen

Problem

Fehlerhafte Paragraphen, falsche Annahmen oder unzutreffende Aussagen bleiben unentdeckt.

Dozentenfrage

„Würden Sie diesen Text so unterschreiben?“

Lernziel:
Verantwortung bleibt beim Menschen.

Fehler 4: Halluzinierte Rechtsgrundlagen akzeptieren

ChatGPT kann Paragraphen formulieren, die plausibel klingen – aber nicht existieren.

Intervention

Fordern Sie:
„Nennen Sie nur geprüfte Rechtsgrundlagen. Wenn unsicher, kennzeichnen Sie dies.“

Lernziel:
Quellenkritik etablieren.

Fehler 5: Fehlende Iteration

Viele geben einen Prompt ein und sind enttäuscht vom Ergebnis.

Problem

Kein Nachsteuern, keine Präzisierung.

Dozentenstrategie

Live zeigen, wie ein Text durch 2–3 Nachfragen deutlich besser wird.

Lernziel:
KI ist ein Dialog, kein Einmalvorgang.

Fehler 6: KI als Entscheidungsinstanz betrachten

„ChatGPT sagt, dass wir ablehnen sollten.“

Problem

Verschiebung der Verantwortung.

Klarstellung im Seminar

KI liefert Textvorschläge – keine Verwaltungsakte.

Fehler 7: Fehlende interne Regeln

Ohne klare Leitlinien entsteht Unsicherheit oder inoffizielle Nutzung.

Dozentenimpuls

„Was würde passieren, wenn jeder KI anders nutzt?“

Lernziel:
Bedarf an interner KI-Richtlinie erkennen.

Fehler 8: Übertriebene Erwartungshaltung

„Die KI muss perfekt sein.“

Realität

KI ist ein Assistenzwerkzeug – kein Ersatz für Fachwissen.

Moderationsfrage

„Ist Ihr erster Entwurf normalerweise perfekt?“

Fehler 9: Keine klare Zieldefinition

Ohne klares Ziel wird der Prompt diffus.

Intervention

Vor jedem Prompt:
„Was soll am Ende herauskommen?“

Fehler 10: KI nur als Textmaschine sehen

Viele nutzen ChatGPT nur zum Schreiben von Briefen.

Tatsächliches Potenzial

  • Strukturierung
  • Checklisten
  • Zusammenfassungen
  • Präsentationslogik
  • Prozessanalyse

Lernziel:
Kompetenz statt Tool-Denken.

Strategische Kernaussage für Ihr Webinar

Die meisten Probleme entstehen nicht durch KI –
sondern durch unreflektierte Nutzung.

Professionalität bedeutet:

  • Struktur
  • Prüfung
  • Dokumentation
  • Verantwortung

Risiken und Chanchen

Chancen und Risiken von ChatGPT im Verwaltungsalltag

Eine differenzierte Einordnung

I. Chancen

1. Effizienzsteigerung bei Routineaufgaben

Standardisierte Schreiben, Protokolle, Sachstandsmitteilungen oder Zusammenfassungen können erheblich schneller erstellt werden.

Konsequenz:
Zeitersparnis bei wiederkehrenden Tätigkeiten.

Strategischer Effekt:
Freisetzung von Ressourcen für komplexe Fälle.

2. Qualitätsverbesserung in der Kommunikation

ChatGPT kann:

  • Texte strukturieren
  • Tonalität anpassen
  • komplexe Sachverhalte verständlicher formulieren

Gerade in der Bürgerkommunikation kann dies Konflikte reduzieren.

3. Strukturierungs- und Denkunterstützung

KI hilft beim:

  • Gliedern von Argumentationen
  • Entwickeln von Präsentationsstrukturen
  • Erstellen von Checklisten
  • Zusammenfassen komplexer Dokumente

Effekt: kognitive Entlastung.

4. Wissenstransfer und Einarbeitung

Neue Mitarbeitende können:

  • Prozesse strukturieren lassen
  • typische Abläufe in Checklistenform darstellen
  • komplexe Themen vorab erklären lassen

KI wird zum unterstützenden Lernwerkzeug.

5. Innovationsimpuls für Organisationen

Der bewusste KI-Einsatz zwingt Verwaltungen dazu:

  • Prozesse zu hinterfragen
  • Standardisierungen zu erkennen
  • interne Leitlinien zu entwickeln

Damit wird KI zum Modernisierungsimpuls.

II. Risiken

1. Datenschutzverletzungen

Unbedachte Eingabe personenbezogener Daten kann zu erheblichen rechtlichen Problemen führen.

Risikominimierung:
Anonymisierung, interne Richtlinien, Schulung.

2. Halluzinationen und inhaltliche Fehler

ChatGPT kann:

  • falsche Paragraphen nennen
  • nicht existierende Quellen zitieren
  • Sachverhalte missverstehen

Risikominimierung:
Fachliche Prüfung bleibt Pflicht.

3. Kompetenzverlagerung

Gefahr:
Mitarbeitende verlassen sich zu stark auf KI und verlieren eigene Formulierungskompetenz.

Gegenmaßnahme:
KI als Assistenz, nicht als Ersatz positionieren.

4. Intransparenz im Entscheidungsprozess

Wenn KI-Nutzung nicht dokumentiert wird, kann die Nachvollziehbarkeit leiden.

Gegenmaßnahme:
Klare Dokumentationsregeln.

5. Überschätzung oder Verteufelung

Extreme Positionen führen zu Fehlsteuerung:

  • Übertriebene Euphorie
  • Totalverbot ohne Differenzierung

Professionelle Haltung liegt dazwischen.

III. Strategische Gesamtbewertung

ChatGPT ist weder Revolution noch Risiko per se.

Es ist ein Werkzeug mit hohem Potenzial –
aber nur bei reflektierter Anwendung.

Die zentrale Balance lautet:

Effizienzgewinne realisieren
ohne Rechts- und Qualitätsstandards zu gefährden.

Diskussionsimpuls für Ihr Webinar

Stellen Sie folgende Frage:

„Wenn wir KI kontrolliert einsetzen – ist das Risiko größer als bei unkontrollierter inoffizieller Nutzung?“

Diese Frage öffnet den Raum für strategische Reflexion.

Abschlussbotschaft für Führungskräfte

Chancen entstehen nicht automatisch durch Technologie.
Sie entstehen durch:

  • klare Regeln
  • Schulung
  • Verantwortung
  • Kultur

Risiken entstehen nicht durch KI.
Sie entstehen durch unprofessionelle Nutzung.