Copilot

Übersicht

1. Materialien
2. Ausschreibung
3. Gliederung
4. Schritt für Schritt
5. Glossar
6. Übungen
7. Essay

Materialien:

Präsentation: PP, Gamma

Handout: PDF

Gegenüberstellung ChatGPT/Copilot: PDF

Ausschreibung

Titel:
Microsoft Copilot: Grundlagen für Alltag und Beruf

Untertitel:
Ein Praxisseminar zur effektiven Nutzung von KI im Microsoft-Universum

Einleitung:
Künstliche Intelligenz ist längst kein Zukunftsthema mehr – mit Microsoft Copilot hält sie Einzug in unseren digitalen Alltag und verändert unsere Arbeitsweise grundlegend.

Inhalte:

• Einführung in Microsoft Copilot: Was kann die KI – und was (noch) nicht?
• Praktische Anwendung in Word, Excel, PowerPoint und Outlook – auch ohne 365-Abo
• Prompt-Design: So formulieren Sie effiziente Arbeitsanweisungen
• Copilot für alltägliche Aufgaben: Texte, E-Mails, Präsentationen und Tabellen smarter erstellen
• Grenzen, Datenschutz und ethische Aspekte im Umgang mit KI-Assistenzsystemen

Zielgruppe:
Seminarteilnehmerinnen und -teilnehmer aller Fachrichtungen, die Microsoft-Programme verwenden und praxisnah erfahren möchten, wie Copilot sie im Alltag und Beruf unterstützen kann – auch ohne Microsoft 365-Abo.

Lernziel:
Nach dem Seminar können die Teilnehmerinnen und Teilnehmer Microsoft Copilot gezielt einsetzen, um Routinetätigkeiten zu automatisieren, kreative Prozesse zu unterstützen und Aufgaben effizienter zu bewältigen – unabhängig von einer Microsoft-365-Lizenz.

Vorkenntnisse:
Allgemeine PC- und Office-Kenntnisse reichen aus. Vorkenntnisse in Microsoft Copilot sind nicht erforderlich.

Gliederung

1. Einführung in Microsoft Copilot

1.1 Was ist Microsoft Copilot?
1.2 Historischer Kontext: Vom Clippy zur KI
1.3 Technologische Grundlagen in verständlicher Sprache

2. Copilot live erleben – Ein erster Blick

2.1 Oberfläche und Integration in bekannte Microsoft-Programme
2.2 Erste Schritte: Wie wird Copilot aktiviert und genutzt?
2.3 Typische Anwendungsfälle aus Alltag und Beruf

3. Prompten will gelernt sein – Kommunikation mit der KI

3.1 Was ist ein Prompt?
3.2 Beispiele für gute und schlechte Prompts
3.3 Kreative Eingaben für produktive Ergebnisse

4. Copilot in Word, Excel, PowerPoint und Outlook

4.1 Automatisches Schreiben und Zusammenfassen in Word
4.2 Datenanalysen und Visualisierungen in Excel
4.3 Ideenfindung und Layout in PowerPoint
4.4 Antworten, Sortieren und Priorisieren in Outlook

5. Copilot im Arbeitsalltag: Fallstudien und Praxisbeispiele

5.1 Projektplanung mit Copilot
5.2 Meeting-Vorbereitung und -Nachbereitung
5.3 Protokoll- und Berichtserstellung

6. Grenzen, Datenschutz und Ethik

6.1 Was Copilot (noch) nicht kann
6.2 Datenschutzrechtliche Betrachtung (DSGVO & Co.)
6.3 Verantwortungsvoller Umgang mit KI

7. Zukunftsausblick: Copilot, Loop, Teams & Co.

7.1 Microsoft Loop und seine Verbindung zu Copilot
7.2 KI-basierte Kollaboration in der Zukunft
7.3 Entwicklungsperspektiven von Copilot

Schritt-für-Schritt

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Microsoft Copilot nutzen

1. Voraussetzungen prüfen

Bevor Sie mit Copilot arbeiten können, stellen Sie sicher, dass:

• Sie eine Version von Microsoft Office mit Copilot-Funktion haben (je nach Lizenzmodell z. B. Microsoft 365 Copilot oder integrierte Testfunktionen).
• Eine Internetverbindung besteht.
• Ihre Microsoft-Anwendungen aktuell sind.

Tipp: Copilot ist derzeit (noch) nicht in allen Länderversionen oder Plänen verfügbar – ggf. in den Einstellungen oder im Microsoft-365-Adminbereich aktivieren.

---

2. Starten Sie eine Microsoft-Anwendung

Öffnen Sie z. B.:

• Microsoft Word für Textverarbeitung,
• Excel für Tabellenkalkulation und Datenanalysen,
• PowerPoint für Präsentationen oder
• Outlook für E-Mail-Kommunikation.

Achten Sie auf das Copilot-Symbol (ein Kreis mit Stern) meist oben rechts oder im Menüband.

---

3. Copilot aktivieren

• Klicken Sie auf das Copilot-Symbol.
• Es öffnet sich ein Texteingabefeld oder eine Seitenleiste.
• Hier geben Sie Ihren ersten Prompt ein – z. B.: „Erstelle eine Einleitung zu einem Vortrag über künstliche Intelligenz im Bildungswesen.“

---

4. Erste Prompts testen

Versuchen Sie einfache Aufgaben, um ein Gefühl für die KI zu bekommen:

In Word:

• „Fasse diesen Absatz in drei Sätzen zusammen.“
• „Schreibe diesen Text formeller.“

In Excel:

• „Zeige mir den Durchschnittswert der Spalte B.“
• „Erstelle ein Diagramm der Umsatzentwicklung.“

In PowerPoint:

• „Erstelle fünf Folien über das Thema Datenschutz.“

In Outlook:

• „Antworte höflich auf diese E-Mail mit einer Terminbestätigung.“

---

5. Ergebnisse bewerten und anpassen

• Lesen Sie die Vorschläge.
• Übernehmen Sie diese mit einem Klick oder passen Sie sie manuell an.
• Sie können direkt Folgeanfragen stellen, z. B.: „Formuliere den zweiten Absatz kürzer.“
  „Füge eine lustige Metapher ein.“

---

6. Iterativ weiterarbeiten

Copilot ist dialogfähig. Sie können:

• Rückfragen stellen.
• Inhalte in mehreren Schritten optimieren lassen.
• den Stil oder die Zielgruppe ändern (z. B. „Erkläre das für Schüler der 9. Klasse.“).

---

7. Projekte kombinieren

Nutzen Sie Copilot übergreifend:

• Schreiben Sie einen Projektplan in Word.
• Lassen Sie daraus eine Excel-Zeittabelle erstellen.
• Generieren Sie mit einem Prompt eine passende PowerPoint-Präsentation.
• Versenden Sie das Ergebnis per Outlook, inklusive automatisch formuliertem Text.

---

8. Fortgeschrittene Prompts nutzen

Sobald Sie sicher sind, probieren Sie komplexere Eingaben:

• Rollenspiele:
  „Du bist ein Datenschutzexperte. Erkläre die DSGVO-Auswirkungen für Schulen.“
• Stilwechsel:
  „Formuliere diesen Abschnitt wie ein LinkedIn-Beitrag.“
• Zusammenfassungen:
  „Fasse diese E-Mail in 2 Bulletpoints zusammen.“
• Gliederungen erstellen:
  „Erstelle eine Seminarstruktur für 2 Tage zum Thema Copilot in der Verwaltung.“

---

9. Ergebnisse speichern und teilen

• Speichern Sie Dokumente wie gewohnt.
• Nutzen Sie OneDrive für Zusammenarbeit.
• Teilen Sie Ihre Arbeit per Outlook oder Teams – inklusive Copilot-generierter Inhalte.

---

10. Feedback geben & lernen

• Viele Versionen bieten die Möglichkeit, Feedback zu Copilot-Ergebnissen zu geben.
• Nutzen Sie dies, um die Qualität langfristig zu verbessern.
• Beobachten Sie, wie sich Copilot an Ihre Sprache anpasst – mit der Zeit werden die Vorschläge präziser.

Glossar

Microsoft Copilot – Begriffe von A bis Z

Begriff	Erklärung
Add-In	Zusatzprogramm für Office-Anwendungen
Agenda	Tagesordnung, oft automatisch generierbar
API	Schnittstelle zur Programmierung von Anwendungen
Automatisierung	Prozessvereinfachung durch Technik
Benutzeroberfläche	Sichtbarer Teil eines Programms zur Bedienung
Bot	Automatisiertes System zur Informationsverarbeitung
Chat-Interface	Texteingabefeld für Kommunikation mit Copilot
Clippy	Historischer Office-Assistent von Microsoft
Cloud	Online-Speicher- und Rechensystem
Copilot	KI-gestützter Assistent in Microsoft-Programmen
CRM	Customer Relationship Management
Datenanalyse	Untersuchung und Interpretation von Datensätzen
Datenschutz	Schutz persönlicher und sensibler Daten
Dokumentvorlage	Vorgefertigtes Layout oder Struktur
E-Mail-Antworten	Automatisch generierte Rückmeldungen
Eingabefeld	Bereich zur Texteingabe für Prompts
Excel	Tabellenkalkulationsprogramm von Microsoft
Feedbackfunktion	Möglichkeit, Rückmeldung zur KI-Antwort zu geben
Fließtext	Durchgängiger, zusammenhängender Text
Formatierung	Gestaltung von Text und Layout
Funktion (Excel)	Vordefinierter Rechenbefehl in Excel
Generative KI	Künstliche Intelligenz, die Inhalte erzeugt
Gliederung	Struktur eines Textes oder einer Präsentation
GPT	Sprachmodell hinter Copilot (z. B. GPT-4)
Handout	Arbeitsunterlage oder Skript
Integration	Einbindung von Copilot in Microsoft-Programme
Iteration	Wiederholter Durchlauf zur Verbesserung
KI (Künstliche Intelligenz)	Maschinen, die menschliches Denken nachahmen
Kontext	Inhaltlicher Zusammenhang zur besseren KI-Antwort
Lizenzmodell	Vertragsform für Software-Nutzung
Loop	Microsoft-Tool zur Zusammenarbeit
Makro	Automatisiertes Skript in Office
Meeting-Notizen	Zusammenfassung von Besprechungsinhalten
Microsoft 365	Office-Softwarepaket mit Cloud-Integration
Natural Language	Menschliche Sprache (für KI verständlich)
Office-Suite	Sammlung von Microsoft-Programmen
OneDrive	Cloud-Speicher von Microsoft
Outlook	E-Mail- und Kalenderprogramm
PDF	Format für Dokumente zum Drucken oder Teilen
Pitch	Kurzpräsentation für ein Produkt oder eine Idee
PowerPoint	Präsentationsprogramm von Microsoft
Präsentation	Visuelle Darstellung von Inhalten
Prompt	Benutzereingabe für die KI
Protokoll	Schriftliche Zusammenfassung eines Meetings
Roadmap	Zeitplan für Entwicklung oder Projekt
Sprachmodell	KI-System zur Verarbeitung menschlicher Sprache
Stilwechsel	Anpassung des Tonfalls durch Copilot
Strukturhilfe	Unterstützung beim Aufbau von Texten
Tabellenblatt	Einzelfläche in Excel mit Daten
Teams	Kommunikationsplattform von Microsoft
Word	Textverarbeitungsprogramm von Microsoft

Übungen

Übung 1: Ein Brief mit Copilot

Aufgabe:
Erstellen Sie mit Hilfe von Microsoft Copilot ein formelles Anschreiben zur Einladung zu einem Seminar über Digitalisierung.

Schritt-für-Schritt-Musterlösung:

1. Öffnen Sie Microsoft Word.
2. Klicken Sie auf das Copilot-Symbol.
3. Prompt: „Schreibe ein formelles Einladungsschreiben für ein eintägiges Seminar zum Thema Digitalisierung im Büroalltag.“
4. Copilot generiert einen Entwurf.
5. Geben Sie ggf. Folgeprompts wie: „Füge einen Abschnitt zu den Teilnahmegebühren hinzu.“
6. Übernehmen oder überarbeiten Sie den Text.
7. Speichern Sie das Dokument unter dem Namen „Einladung Digitalisierung.docx“.

---

Übung 2: Daten analysieren mit Copilot in Excel

Aufgabe:
Analysieren Sie mit Copilot eine Tabelle mit Verkaufszahlen und erstellen Sie ein Diagramm.

Schritt-für-Schritt-Musterlösung:

1. Öffnen Sie Excel und geben Sie fiktive Verkaufszahlen ein (z. B. Produkt A bis D, Monate Januar bis März).
2. Klicken Sie auf das Copilot-Symbol.
3. Prompt: „Zeige mir den Monat mit den höchsten Verkaufszahlen.“
4. Copilot hebt den entsprechenden Monat hervor.
5. Prompt: „Erstelle ein Säulendiagramm mit den Verkaufszahlen pro Produkt.“
6. Diagramm wird eingefügt.
7. Speichern Sie unter „Verkaufsanalyse.xlsx“.

---

Übung 3: Präsentation mit Copilot erstellen

Aufgabe:
Erstellen Sie eine PowerPoint-Präsentation mit 3 Folien über „Künstliche Intelligenz im Alltag“.

Schritt-für-Schritt-Musterlösung:

1. Öffnen Sie PowerPoint.
2. Klicken Sie auf das Copilot-Symbol.
3. Prompt: „Erstelle eine Präsentation mit 3 Folien zum Thema: Künstliche Intelligenz im Alltag. Zielgruppe: Erwachsene ohne IT-Kenntnisse.“
4. Copilot erstellt 3 Folien mit Textvorschlägen.
5. Prompt: „Ergänze passende Icons und wähle ein modernes Layout.“
6. Optional: Passen Sie die Folien manuell an.
7. Speichern Sie unter „KI_im_Alltag.pptx“.

---

Übung 4: E-Mail mit Outlook und Copilot

Aufgabe:
Antworten Sie mit Copilot höflich auf eine Anfrage zur Teilnahme an einem Online-Seminar.

Schritt-für-Schritt-Musterlösung:

1. Öffnen Sie Outlook.
2. Wählen Sie die erhaltene E-Mail aus (Simulation).
3. Klicken Sie auf Copilot-Antwortvorschlag.
4. Prompt: „Erstelle eine höfliche Antwort, die die Teilnahme bestätigt, den Link zur Anmeldung enthält und sich für das Interesse bedankt.“
5. Copilot erstellt einen Vorschlag.
6. Fügen Sie ggf. einen echten Link ein.
7. Senden Sie die E-Mail ab.

---

Übung 5: Aufgabenliste mit Deadlines

Aufgabe:
Planen Sie ein kleines Projekt mit Copilot: „Einführung von Homeoffice-Regeln“.

Schritt-für-Schritt-Musterlösung:

1. Öffnen Sie Word oder Excel.
2. Prompt: „Erstelle eine Aufgabenliste für ein Projekt zur Einführung von Homeoffice-Regeln. Enthalten sein sollen: Aufgaben, Verantwortliche, Start- und Enddatum.“
3. Copilot liefert eine Tabelle oder Liste.
4. Prompt: „Füge eine Prioritätenspalte hinzu.“
5. Speichern Sie unter „Homeoffice_Projektplanung.xlsx“ oder .docx.
6. Optional: Erstellen Sie eine PowerPoint-Zusammenfassung daraus.

Essay

Microsoft Copilot: Die stille Revolution im Büroalltag

Ein Essay über künstliche Intelligenz zwischen Textverarbeitung, Teammeeting und Tabellenzauber

Es gibt Revolutionen, die geschehen laut – mit Megaphon und Fanfaren. Und es gibt jene, die still vonstattengehen, fast heimlich. Sie schleichen sich in unseren Alltag, verändern Routinen, Denkweisen und Erwartungen, ohne dass wir es im ersten Moment bemerken. Microsoft Copilot ist solch ein stiller Revolutionär.

Wo früher Tastaturen glühten, Stirnen rauchten und Meetingräume mit To-do-Listen überquollen, flackert heute ein kleines Symbol in der oberen rechten Ecke: ein Kreis mit einem Stern. Dahinter verbirgt sich kein weiteres Tool, kein neues Menü – sondern ein neuer Kollege. Unsichtbar, unschlagbar, unermüdlich: ein künstlicher Assistent, der bereitsteht, wenn wir Worte brauchen, wenn uns Zahlen verwirren oder wenn das nächste Meetingprotokoll wieder viel zu lang auf sich warten lässt.

Von der Idee zur Umsetzung – ohne Umwege

Der größte Clou an Microsoft Copilot ist seine Unauffälligkeit. Er schreibt sich nicht in den Vordergrund, sondern fügt sich elegant in unsere gewohnte Arbeitsumgebung ein. Er ist in Word, ohne Word zu stören. Er analysiert in Excel, ohne zu überfordern. Er denkt mit in Outlook, ohne zu belehren. Copilot ist nicht das Tool, das Sie benutzen müssen – er ist das Tool, das Ihnen zuhört.

Er ist ein Echo unserer Gedanken. Geben wir ihm einen Satz, macht er einen Text daraus. Geben wir ihm Zahlen, erkennt er Muster. Geben wir ihm eine Idee, formt er daraus eine Präsentation. Und das in einer Geschwindigkeit, die unsere Vorstellung von Arbeit neu definiert.

Sprache ist die neue Benutzeroberfläche

In der Vergangenheit war es ein Talent, sich durch Menüs, Registerkarten und Befehlsleisten zu klicken. Heute ist das Talent: zu formulieren. Was früher in endlosen Klicks mündete, geschieht nun mit einem Satz. Die Schnittstelle ist nicht mehr das Interface – es ist die Sprache.

Doch genau hier liegt auch die Herausforderung. Denn mit dieser neuen Freiheit geht Verantwortung einher: Wer nicht präzise fragt, bekommt keine präzisen Antworten. Copilot zwingt uns, klarer zu denken, strukturierter zu kommunizieren. Prompting ist nicht nur ein technischer Vorgang – es ist ein intellektueller Prozess.

Die Demokratisierung der Expertise

Copilot ist mehr als ein Textgenerator. Er ist ein Wissensvermittler, ein Coach, ein Rechercheur, ein Textstilist. Wer bislang auf Fachkräfte für Layout, Datenanalyse oder professionelle Korrespondenz angewiesen war, kann heute viele dieser Aufgaben selbst übernehmen – mit erstaunlich hoher Qualität.

Natürlich: Er ersetzt keine Fachleute. Aber er befähigt Menschen, über sich hinauszuwachsen. Die Kollegin aus dem Vertrieb wird plötzlich zur PowerPoint-Virtuosin. Der Sachbearbeiter schreibt plötzlich verständliche Projektberichte. Der Auszubildende erstellt eine Agenda, die wirkt wie aus der Chefetage.

Copilot ist eine Einladung zur Selbstwirksamkeit – und damit vielleicht das demokratischste Tool, das Microsoft je entwickelt hat.

Grenzen und Fragen

Doch keine Technik ohne Schattenseite. Wer erstellt eigentlich die Inhalte? Wem gehört die Idee, wenn sie von einer KI vorgeschlagen wurde? Und wie umgehen mit der trügerischen Sicherheit, dass alles korrekt ist, was Copilot generiert?

Der Umgang mit KI erfordert digitale Mündigkeit. Wir müssen lernen, zu prüfen, zu hinterfragen, zu verwerfen. Copilot denkt mit – aber er denkt nicht für uns. Er ist ein Werkzeug, kein Urteil. Ein Assistent, kein Entscheider.

Dazu kommen ethische und rechtliche Fragen: Wie steht es um den Datenschutz? Welche Verantwortung trägt der Mensch, wenn der Vorschlag von der Maschine kam? Die Antworten darauf sind komplex – und noch längst nicht abschließend formuliert.

Ein Blick nach vorn

Was heute als Unterstützung beginnt, könnte morgen Standard sein. In wenigen Jahren wird es vermutlich selbstverständlich sein, mit einem digitalen Copiloten zu arbeiten – so, wie es heute selbstverständlich ist, mit einer Maus zu klicken oder mit dem Smartphone zu kommunizieren.

Doch wir stehen am Anfang. Und dieser Anfang ist vielversprechend. Wer Copilot nicht als Bedrohung, sondern als Partner begreift, wird gewinnen: an Zeit, an Klarheit, an Spielraum für das, was Maschinen nie ersetzen können – menschliche Intuition, Humor, Kreativität.

---

Fazit:
Microsoft Copilot ist keine technische Spielerei. Er ist ein Paradigmenwechsel. Er verändert die Art, wie wir denken, schreiben, planen und präsentieren. Still, aber nachhaltig. Leise, aber kraftvoll. Und vielleicht ist genau das die eigentliche Revolution.